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AutoText-Abläufe, Fragen und Antworten prüfen

Diese Anleitung zeigt, wie Sie sichtbare AutoText-Abläufe, Fragen und Antworten fachlich verständlich prüfen. Sie richtet sich an Personen, die Vorlagen vorbereiten oder testen, aber keine technische Automatisierung ändern.

Screenshot-Platzhalter: AutoText-Ablauf prüfen

Screenshot-Platzhalter: AutoText-Fragen und Antworten prüfen

Was ist ein AutoText-Ablauf?

Ein AutoText-Ablauf ist ein geführter Ablauf, bei dem sichtbare Fragen und Antworten die Erstellung oder Ergänzung eines Dokuments unterstützen können. Prüfen Sie ihn immer aus Sicht der Person, die später die Vorlage verwendet.

Verwenden Sie nur sichtbare Begriffe wie AutoText-Ablauf definieren, AutoText-Ablauf verwenden, Fragetext, Fragenummer, Entscheidungshilfe, Antworten, Antwortnummer und Antworttext.

Was ist eine Frage?

Eine Frage soll eindeutig erklären, welche Entscheidung die Benutzerin oder der Benutzer treffen soll. Prüfen Sie:

  • Ist der Fragetext verständlich?
  • Passt die Fragenummer zur erwarteten Reihenfolge?
  • Gibt es eine Entscheidungshilfe, die wirklich hilft?
  • Ist klar, wann die Frage beantwortet werden muss?

Wenn NovaNota den Hinweis Bitte geben Sie einen Fragetext und eine Fragenummer ein. anzeigt, ergänzen Sie die sichtbaren Angaben und testen Sie erneut.

Was ist eine Antwort?

Eine Antwort soll zu einem klaren Ergebnis im Dokument führen. Prüfen Sie:

  • Ist der Antworttext verständlich?
  • Passt die Antwortnummer zur Reihenfolge?
  • Sind ähnliche Antworten gut unterscheidbar?
  • Entspricht der erzeugte Dokumenttext der ausgewählten Antwort?

Vermeiden Sie Antworttexte, die nur intern verständlich sind oder mehrere fachliche Aussagen vermischen.

Wie prüfe ich die Reihenfolge?

  1. Lesen Sie die Fragen in der Reihenfolge, in der sie gestellt werden.
  2. Prüfen Sie, ob eine spätere Frage Informationen voraussetzt, die vorher noch nicht geklärt wurden.
  3. Testen Sie den Ablauf mit einem einfachen Fall.
  4. Testen Sie danach mindestens einen abweichenden Fall.
  5. Notieren Sie Stellen, an denen die Reihenfolge zu Rückfragen führen kann.

Wie erkenne ich missverständliche Antworten?

Missverständliche Antworten sind oft zu ähnlich, zu lang oder fachlich unvollständig. Achten Sie besonders auf:

  • zwei Antworten, die fast dasselbe bedeuten;
  • Antworten mit unklaren Abkürzungen;
  • Antworten, deren Ergebnis im Dokument nicht sofort erkennbar ist;
  • Antworten, bei denen eine fachliche Freigabe fehlt.

Wie teste ich mehrere Antwortwege?

Erstellen Sie mehrere Testdokumente mit unterschiedlichen Antworten. Vergleichen Sie anschließend:

  • ob der richtige Text erscheint;
  • ob erwartete Daten sichtbar sind;
  • ob keine technischen Platzhalterreste sichtbar bleiben;
  • ob der Ablauf bei jeder wichtigen Variante verständlich bleibt.

Beispiel: AutoText-Frage prüfen

Frage: Soll ein kurzer oder ausführlicher Hinweis eingefügt werden?

Antwort 1: Kurzer Hinweis

Antwort 2: Ausführlicher Hinweis

Prüfung: Erstellen Sie je ein Testdokument mit Antwort 1 und Antwort 2. Vergleichen Sie, ob der eingefügte Text zur Auswahl passt und ob die Entscheidung für spätere Benutzerinnen und Benutzer verständlich ist.

Was dokumentiere ich bei einer Änderung?

  • [ ] Name der Vorlage
  • [ ] Geänderter AutoText-Ablauf
  • [ ] Geänderte Frage oder Antwort
  • [ ] Grund der Änderung
  • [ ] Getestete Antwortwege
  • [ ] Ergebnis der Testdokumente
  • [ ] Offene Fragen
  • [ ] Interne Freigabe

Wann darf ich nicht selbst ändern?

Ändern Sie AutoText-Abläufe nicht selbst, wenn neue Datenquellen, komplexe fachliche Entscheidungen, technische Automatisierung oder rechtlich, steuerlich, buchhalterisch oder fachlich sensible Inhalte betroffen sind.

Diese Anleitung beschreibt keine technische Verzweigung und keine Makro-Ausführung.

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