Vorlage aus bestehender Vorlage erstellen
Diese Anleitung zeigt, wie Sie aus einer vorhandenen, geprüften Vorlage eine neue Arbeitsfassung vorbereiten. Der sichere Weg ist nicht, eine Vorlage vollständig neu aufzubauen, sondern eine passende freigegebene Vorlage zu kopieren und vorsichtig anzupassen.
Bevor Sie beginnen
Klären Sie vor der Kopie:
- Welche bestehende Vorlage ist fachlich am nächsten?
- Wer darf die neue Arbeitsfassung prüfen und freigeben?
- Welche Änderung ist wirklich nötig?
- Welche Daten oder Platzhalter müssen unverändert bleiben?
Bewahren Sie die bisherige Vorlage unverändert auf. Arbeiten Sie nur an einer Kopie.
Geeignete Ausgangsvorlage wählen
Eine gute Ausgangsvorlage erfüllt möglichst viele dieser Punkte:
- Sie wird bereits produktiv verwendet.
- Sie gehört zum gleichen Arbeitsablauf.
- Die sichtbaren Daten im Dokument ähneln dem gewünschten Ergebnis.
- Die makrobezogenen Einstellungen funktionieren bisher.
- Die Vorlage wurde intern freigegeben.
Wenn keine passende Vorlage vorhanden ist, bereiten Sie keine neue Vorlage aus dem Nichts vor. Sammeln Sie stattdessen die Anforderungen für Support oder die zuständige Fachperson.
Arbeitskopie vorbereiten
- Kopieren Sie die bestehende Vorlage.
- Benennen Sie die Kopie so, dass Zweck und Prüfstatus erkennbar sind.
- Notieren Sie, aus welcher Vorlage die Kopie entstanden ist.
- Ändern Sie zunächst nur die klar benötigten Text- oder Layoutstellen.
- Lassen Sie bekannte Platzhalter unverändert.
- Übernehmen Sie makrobezogene Einstellungen zunächst unverändert.
Kleine Änderungen prüfen
Prüfen Sie jede Änderung einzeln. Bei mehreren Änderungen ist sonst schwer erkennbar, welche Änderung ein Problem verursacht.
| Änderung | Sichere Prüfung |
|---|---|
| Textänderung | Testdokument erstellen und Text mit bisheriger Vorlage vergleichen |
| Layoutänderung | kurze und längere Testfälle prüfen |
| Platzhalter bleibt unverändert | kontrollieren, ob der Wert weiterhin erscheint |
| Makrobezogene Einstellung bleibt unverändert | prüfen, ob Word weiterhin wie erwartet reagiert |
Grenzen
Diese Seite konzentriert sich auf die sichtbare Prüfung und die nächsten Arbeitsschritte. Neue Datenquellen, Änderungen an Automatisierung oder fachlich sensible Vorlagen stimmen Sie mit Support oder der zuständigen Fachperson ab.